Tofkom
Image default
Finanziell

KMU Buchhaltungsprogramm

Buchhaltungssoftware wechseln: 5 Faktoren, die es zu beachten gilt!

Sind Sie als Freiberufler oder Unternehmer mit Ihrem aktuellen KMU Buchhaltungsprogramm nicht mehr zufrieden? Wenn ja, sind Sie wahrscheinlich nicht der Einzige, dem das passiert.

Oder vielleicht benötigen Sie mehr Funktionen, als Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware bieten kann. Das Ende des Jahres ist jedoch immer eine gute Gelegenheit, über einen Wechsel der Buchhaltungssoftware nachzudenken.

Buchhaltungssoftware ändern

Ende letzten Jahres habe ich mich gefragt, wie es wäre, wenn ich mein aktuelles Buchhaltungsprogramm ändern würde. Was muss ich wissen und wie einfach ist so ein Wechsel wirklich?

Für mich gab es vor dem Wechsel 5 Faktoren zu beachten und zu bedenken. Zunächst möchte ich Ihnen sagen, dass ich kein Buchhalter bin, aber ich sehe alles aus der Sicht eines freiberuflichen Benutzers, der eine einfache Buchhaltungslösung benötigt.

Es ist wünschenswert, die Buchhaltungssoftware zum Jahresende/Anfang des Jahres zu wechseln

Diejenigen von Ihnen, die bereits eine Buchhaltungssoftware verwenden, können irgendwann zu dem Schluss kommen, dass Sie nicht mehr zufrieden sind oder dass die Funktionen Ihrer vorhandenen Buchhaltungssoftware nicht mehr ausreichen. Sie suchen also ein neues Buchhaltungsprogramm und möchten dieses modifizieren. Alternativ können Sie auch ein Upgrade auf ein anderes Paket in Betracht ziehen.

Theoretisch ist ein Wechsel der Buchhaltungssoftware jederzeit möglich, allerdings muss man sich fragen, ob das wirklich Sinn macht. Die Umstellung des Rechnungswesens erfolgt in der Regel quartalsweise, vorzugsweise zum Jahresende.

Alles, was sich im Laufe des Jahres ändert, bedeutet Mehrarbeit für Sie, denn Sie möchten Ihre bisherigen Einnahmen/Ausgaben unbedingt in der neuen Software präsentieren. Sie müssen also zunächst auf eine neue Buchhaltungssoftware umsteigen. Wohingegen Sie Anfang des Jahres einfach mit einer neuen Buchhaltung oder Buchhaltungssoftware durchstarten können.

Exportieren Sie vorhandene Daten als CSV-Datei

Alle modernen Buchhaltungsprogramme bieten Ihnen die Möglichkeit, vorhandene Daten als CSV-Datei zu exportieren. Standardmäßig sollten die folgenden Daten für den Export verfügbar sein:

Kontakte zu Kunden

Lieferantenkontakte

Produktdetails (Artikel)

Bedienung

Importieren Sie vorhandene Daten über eine CSV-Datei in ein neues Buchhaltungssystem

Sie haben die Buchhaltungssoftware gewechselt und möchten die aus dem alten Buchhaltungssystem exportierten Daten in das neue Buchhaltungssystem übernehmen? Sie können sich also glücklich schätzen, denn fast alle Anbieter von Buchhaltungssoftware bieten Importfunktionen für ihre Benutzer an.

Das bedeutet, dass Sie die oben genannten Daten wie Kundenkontakte, Lieferantenkontakte, Produkt- und Dienstleistungsdetails mit nur wenigen Klicks in Ihre neue Buchhaltungssoftware importieren können. Lediglich bereits ausgestellte Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen aus dem Altsystem müssen in diesem Fall manuell erfasst werden.

Eine Ausnahme stellen hier Lagersysteme wie z. B. Kaufhaus dar. Einige Anbieter bieten für dieses System und andere Filialsysteme eine API an, über die alle Bestell- und Abrechnungsdaten an die Software gesendet werden können.

Lokale Buchhaltungssoftware oder Online-Buchhaltungssoftware?

Wenn Sie wirklich über einen Wechsel der Buchhaltungssoftware nachdenken, stehen Sie möglicherweise vor der Frage, ob Sie eine lokale Buchhaltungssoftware verwenden oder sich für eine Online-Buchhaltungssoftware entscheiden sollten.

Natürlich haben beide Optionen ihre Vor- und Nachteile und jede wägt die Dinge anders ab. Obwohl im Allgemeinen gesagt werden kann, dass das lokale Buchhaltungsprogramm bestimmte Einschränkungen hat. Sie können Ihre Buchhaltungsdaten nur direkt am PC nutzen, Rechnungen ausstellen und Verkäufe anfordern.

Fazit

Da es gerade Anfang des Jahres war, fragte ich mich wirklich, was passieren würde, wenn ich mich entschließen würde, mein aktuelles Buchhaltungsprogramm zu ändern. Ich nutze derzeit lexoffice und es gibt keinen Grund zu wechseln, aber ich wollte meine Denkweise zum Anlass nehmen und Ihnen in diesem Artikel „meine offenen Fragen“ mitteilen.

Ich denke, ich konnte Ihnen in diesem Artikel zumindest einen groben Überblick über die Faktoren geben, die bei einem Wechsel zu einem neuen Buchhaltungsprogramm ins Spiel kommen können.

Related Posts

Dow Jones Industrial Average auf Kurs nach oben

Sind Online-Versicherungen vertrauenswürdig?

Weihnachtspulli